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Antes da reunião
1
Verifique se o horário, data e local são bons para os participantes com deficiência intelectual
Na hora de marcar a reunião, pense no melhor horário.
Em alguns horários o transporte público pode estar muito cheio.
Para reuniões presenciais, lembre-se de pensar em adaptações físicas ao espaço:
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O prédio onde será a reunião é fácil de caminhar e de achar?
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Tem uma recepcionista ou outra pessoa para mostrar o caminho da sala de reunião?
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Pessoas em cadeira de rodas conseguem entrar e ir para lugares dentro do prédio?
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O local da reunião fica perto de ponto de ônibus ou metrô?
2
Pague os gastos que as pessoas vão ter para participar das reuniões online ou presenciais
Por exemplo:
● pagar o custos de internet
● pagar o custo de transporte
3
Confira o convite para a reunião
O convite da reunião deve ter:
● Quem está organizando a reunião
● Sobre o que é a reunião
● Se a reunião for presencial, colocar o endereço
● Se a reunião for online, colocar o link
● O dia e a hora da reunião
● Quais custos serão pagos?
4
Formas de convidar para uma reunião
Considere usar vários formatos para convidar para uma mesma reunião:
Por exemplo:
● por e-mail
● por telefone
● por mensagens
5
Verifique se as pessoas com deficiência intelectual que foram convidadas precisarão de apoio.
Apoiadores devem receber as mesmas informações que os participantes.
6
Planeje a programação da reunião
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Deixe a reunião com poucos itens
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Deixe um bom tempo para cada item da agenda.
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Inclua momentos de descontração para as pessoas se sentirem bem
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Coloque intervalos e tempo para os participantes conversarem
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Planeje atividades e trabalhos em grupos para que as pessoas façam perguntas e troquem ideias.
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Atividades e dinâmicas podem garantir que todos contribuam
7
Envie a pauta antes da reunião
A pauta deve ser enviada 2 semanas antes da reunião.
As pessoas podem ler os materiais e se preparar para as discussões.
A pauta precisa incluir todas as tarefas que os participantes precisam fazer antes da reunião. Por exemplo:
● Ler textos
● Pensar sobre o assunto da reunião
● Enviar perguntas para o grupo
Assim, pessoas com deficiência intelectual podem pensar e preparar suas respostas com antecedência.
8
Ofereça apoio
Um encontro antes da reunião pode ajudar a entender a pauta e o assunto.
Uma pessoa deve ficar disponível para tirar dúvidas antes da reunião.
9
Informe o responsável pela reunião.
Verifique que o responsável saiba da acessibilidade e das adaptações necessárias.
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responsável pela reunião deve garantir que a reunião seja inclusiva
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responsável precisa ter orientações para preparar uma reunião inclusiva.
10
Não faça mudanças de última hora.
Não mude as perguntas ou pauta se as pessoas já tiverem se preparado para elas.
Se precisar cancelar ou reagendar uma reunião, avise o mais rápido possível.
11
Envie um lembrete um dia antes da reunião.
Envie a pauta e as informações sobre a reunião novamente.
