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Antes de una reunión
1
Verifica cuándo y dónde
conviene hacer una reunión para que
las personas con discapacidad intelectual puedan asistir: día, hora y lugar.
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Por ejemplo, piensa en planificar el tiempo para que las personas con discapacidad
no tengan que usar transporte público
o puedan hacerlo en horarios menos complicados.
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Para reuniones en persona recuerda pensar también en la accesibilidad física del espacio:
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¿Es fácil moverse y orientarse en el edificio donde será la reunión?
-
¿Hay una recepción o alguien disponible para ayudar a las personas que llegan al edificio a encontrar la sala de reuniones?
-
¿Los usuarios de sillas de ruedas pueden entrar y moverse por el interior?
-
¿La ubicación está cerca de paradas del transporte público?
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2
Paga los costos de asistencia.
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Debes pagar algunos costos para permitir
la participación en reuniones.
Por ejemplo:
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el costo de conectarse a reuniones en línea (carga de datos)
-
el transporte para ir reuniones en persona.
3
Revisa la invitación a la reunión.
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La invitación debe decir:
-
por qué se hace la reunión
-
quién dirige la reunión
-
de qué se trata la reunión
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cómo llegar o cómo conectarse en línea
-
día y hora
-
qué costos se pagarán
4
Comunica bien: claro, breve y accesible.
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Piensa en otras formas de compartir
la invitación a la reunión.
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Por ejemplo: teléfono o correo electrónico.
5
Consulta sobre necedidad de apoyo.
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Consulta si las personas que asisten necesitarán una persona de apoyo.
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Las personas de apoyo deben recibir la misma información que reciben los participantes.
6
Planifica la agenda.
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La agenda debe ser lo más corta posible.
-
Permite suficiente tiempo para cada punto de la agenda.
-
Incluye actividades de inicio para romper el hielo. Esto ayuda a las personas a sentirse cómodas.
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Agrega descansos y tiempo para hablar con otros participantes.
-
Planifica actividades y trabajo en grupo para dar a las personas espacio para hacer preguntas y diferentes formas de compartir sus ideas. Las actividades con historias, arte o juegos de roles pueden ser útiles para asegurar que todos los participantes puedan contribuir de una manera que funciona para ellos.
7
Envía la agenda antes de la reunión.
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Tienes que enviar la agenda al menos 2 semanas antes de la reunión cuando la agenda tiene mucha información para leer con anticipación o va a haber un debate.
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La agenda debe incluir:
-
cualquier tarea previa a la reunión (como cosas para leer o pensar)
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todas las preguntas de discusión que harán al grupo.
Esto permite que las personas con discapacidad intelectual piensen y preparen sus respuestas con tiempo.
8
Ofrece apoyo adicional.
Una reunión previa puede ayudar a las personas con discapacidad intelectual a revisar la agenda y entender de qué se trata la reunión.
Ofrece una persona de contacto disponible para responder las preguntas que las personas con discapacidad intelectual puedan tener antes de la reunión.
9
Informa al presidente de la reunión.
La persona que preside la reunión tiene que entender los requisitos de accesibilidad y ajustes razonables.
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El presidente de la reunión es responsable de asegurar que la reunión sea inclusiva y que todos participen: necesitará orientación sobre cómo hacerlo.
10
Sin cambios de última hora.
Tienes que informar a las personas lo antes posible si la reunión se reprograma o se cancela.
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No cambies las preguntas de debate o los temas de la agenda si las personas ya los prepararon.
11
Envía un recordatorio un día antes de la reunión.
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Envía la agenda y toda la información de apoyo otra vez.
