Ennen kokousta

Varmista, että kokouksen aika ja paikka sopivat osallistujille.

Mieti esimerkiksi kokouksen kellonaikaa. Onhan aika sellainen, että kokoukseen pääsee myös julkisella liikenteellä? Julkisella liikenteellä tarkoitetaan esimerkiksi junaa tai linja-autoa.

Jos kokous pidetään paikan päällä, varmista, että tila on esteetön:

Onko kokouksen paikka helppo löytää?
Onko paikalla joku, joka auttaa löytämään oikeaan huoneeseen?
Pääsevätkö pyörätuolin käyttäjät sisään ja liikkumaan tilassa?
Onko paikka lähellä joukkoliikenteen pysäkkejä?

A woman asking a question about the time and date of a meeting

Huolehtikaa tarvittaessa osallistujien kuluista.

Maksakaa esimerkiksi matkakulut paikan päällä pidettävään kokoukseen tai osallistumismaksut verkossa pidettävään tilaisuuteen.

An arrow pointing from money towards a wifi symbol and a bus

Tarkista kokouskutsu.

Kokouskutsussa pitää lukea selkeästi:

Miksi kokous pidetään.
Kuka kokouksen järjestää.
Mitä kokouksessa käsitellään.
Miten paikalle pääsee.
Miten verkossa järjestettävään tilaisuuteen voi liittyä.
Minä päivänä ja mihin aikaan kokous pidetään.
Maksetaanko osallistujalle joitain kuluja. Näitä voivat olla esimerkiksi matkakulut.

A meeting invitation next to a question mark above a group of people

Kerro asiat selkeästi ja helposti ymmärrettävästi.

Käytä lyhyitä ja helppoja lauseita.

Mieti, onko sähköposti ainoa tapa lähettää kutsu. Voisitko esimerkiksi kutsua henkilön soittamalla hänelle sähköpostin sijaan? Tai lähettää kutsun postilla?

Tarkista, tarvitsevatko osallistujat oman avustajan.

Avustajalle pitää antaa samat tiedot kuin osallistujille.

A man with an intellectual disability with a support person next to him

Suunnittele kokouksen asialista, eli mitä asioita kokouksessa käsitellään ja missä järjestyksessä.

Tee asialistasta mahdollisimman lyhyt.
Jätä riittävästi aikaa jokaiselle asialistan kohdalle.
Aloita kokous mukavalla ja helpolla kysymyksellä tai tehtävällä. Pidä huoli, että kaikki tuntevat olonsa mukavaksi.
Varaa aikaa tauoille ja keskustelulle.
Suunnittele erilaisia tapoja, joilla osallistujat voivat jakaa ajatuksiaan. Esimerkiksi tarinat, piirrokset tai näytelmät voivat auttaa.

A cross next to an agenda with lots of items, a tick next to an agenda with less points

Lähetä kokouksen asialista ennen kokousta.

On hyvä lähettää osallistujille asialista vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Tämä on erityisen tärkeää, jos asialistalla on paljon asioita, joita pitää miettiä etukäteen.

Asialistassa pitäisi myös olla kaikki ennen kokousta tehtävät asiat, kuten luettavat tai mietittävät asiat. Siinä pitäisi myös olla mukana kaikki kysymykset, joista ryhmä aikoo keskustella. Näin tukea tarvitsevat ihmiset voivat miettiä vastauksiaan etukäteen ja valmistautua rauhassa.