.png)
.png)
Sähköpostit
1
Sähköpostit ovat työelämässä tärkeä tapa toimia.
On tärkeää, että sähköpostit ovat selkeitä ja kaikki voivat helposti ymmärtää, mitä niissä sanotaan.
Kuulimme itseään puolustavilta henkilöiltä, että sähköpostit ovat vain joskus paras tapa ottaa heihin yhteyttä. Siksi on tärkeää tarkistaa yhteydenottajan mielipide.
Kuulimme myös, että sähköpostit ovat usein liian pitkiä ja kirjoitettu pienellä fontilla, eikä sähköpostien kysymykset aina ole selvillä. Usein tukijoille tai perheille ei merkitä kopiota, joten henkilö ei saa tukea sähköpostin lukemiseen.
2
Kirjoita aina selkeällä kielellä.
Käytä isoa tekstikokoa. Älä käytä lyhenteitä tai vaikeita sanoja tai lauserakenteita.
3
Älä käytä lyhenteitä tai sanontoja.
Lyhenteet eivät usein ole järkeviä. Tämä koskee organisaatioiden käyttämiä lyhenteitä tai lyhenteitä, joita käytämme sähköposteissa, kuten COB "Clos of Business" -merkinnän sijaan.
Selitä aina nimet kokonaisuudessaan ja kerro, mitä tarkoitat, esimerkiksi "kello 17 mennessä".
4
Tee yhteenvetoja pitkistä viestiketjuista.
Kun lähetät pitkän sähköpostiketjun, kirjoita mukaan lyhyt yhteenveto.
Mistä viestiketjussa on kyse?
Miksi viesti lähetetään?
Jotkut sähköpostipalveluntarjoajat käyttävät tekoälyä tämän tekemiseen automaattisesti nyt.
Näin kaikki ymmärtävät helpommin, mistä on kyse
5
Käytä väliotsikoita.
Väliotsikot auttavat jakamaan viestin selkeisiin osiin. Väliotsikot myös korostavat tärkeitä asioita.
6
Kirjoita sähköpostin otsikko niin, että se on selkeä ja ymmärrettävä.
7
Pidä teksti yksinkertaisena.
Käytä mustaa, helposti luettavaa fonttia.
Älä käytä kursiivia, eli vinoa tekstiä. Sitä on vaikeaa lukea.
Jos haluat korostaa jotain tärkeää kohtaa, voit käyttää väliotsikkoa. Väliotsikossa voi lukea vaikka "Tärkeää".
8
Käytä listoja.
Listojen avulla tieto voidaan jakaa pieniin ja selkeisiin osiin.
Listat ovat erityisen hyviä, kun tehtäviä täytyy hoitaa järjestyksessä.
9
Selitä, mihin linkki vie.
Pitkät verkkolinkit ovat hankalia. Kirjoita lyhyt selitys linkin kohdalle, esimerkiksi "Lisätietoa tapahtumasta".