.png)
.png)
Verkkokokoukset
Pelkästään verkossa järjestettävät kokoukset ovat nykyään yleisiä. Verkkokokous tarkoittaa kokousta, joka pidetään internetin välityksellä, jolloin osallistujat voivat olla eri paikoissa mutta silti keskustella ja tehdä päätöksiä yhdessä verkossa.
Monet tukea tarvitsevat ihmiset käyttävät tietokonetta tai älypuhelinta. Monet ovat tottuneet myös osallistumaan verkkokokouksiin.
Verkkokokouksiin voi olla helpompi osallistua kuin paikan päällä järjestettävään kokoukseen. Kokoukseen ei tällöin tarvitse matkustaa.
Verkkokokousten suunnittelussa kannattaa noudattaa samoja ohjeita kuin paikan päällä pidettävissä kokouksissa.
Verkkokokouksissa on kuitenkin myös erityisiä asioita, jotka pitää huomioida:
1
Kaikki tukea tarvitsevat ihmiset eivät osaa tai pysty käyttämään teknisiä laitteita. Heillä ei välttämättä ole laitteita tai he voivat tarvita apua laitteen käytössä.
Tekniset laitteet ja internetyhteys voivat olla kalliita. Raha voi olla myös este osallistumiselle.
​
Kun suunnittelet kokousta, mieti osallistujia. Onko heillä sopivat laitteet? Tarvitseeko joku apua laitteiden käytössä?
​
Esimerkkejä:
-
Kaikilla ei ole käytössä verkkoa tai sopivaa laitetta. He voivat joutua käyttämään esimerkiksi kirjaston tietokonetta. Maksa tällöin ainakin matkat kirjastoon.
-
Varmista, että kaikilla osallistujilla on sopivat laitteet käytössä. Varmista myös, että he saavat tukea laitteiden käyttöön.
-
Lähetä etukäteen selkeät ohjeet siitä, miten verkkokokoukseen liitytään. Anna myös ohjeita, miten kokouksessa esimerkiksi pyydetään puheenvuoroa.
-
Kaikki ihmiset eivät ole aiemmin osallistuneet verkkokokoukseen. Anna heille mahdollisuus kokeilla kanssasi verkkokokousta ennen varsinaista kokousta.
2
Valitse huolella ohjelma, jolla pidätte verkkokokouksen.
​
Kokouksessa käytettävä ohjelma tai sovellus on alusta, jolla kokoukseen liitytään. Esimerkiksi Zoom ja Teams ovat monille tuttuja alustoja.
On hyvä käyttää ohjelmaa, jonka osallistujat jo tuntevat ja osaavat käyttää.
3
Tulkkaus voi olla verkkokokouksessa helpompaa.
​
Tulkit voivat osallistua eri paikoista. Tämä helpottaa esimerkiksi viittomakielen käyttöä.
Jos kokous on vieraalla kielellä esimerkiksi englanniksi, monet tukea tarvitsevat ihmiset eivät voi osallistua. Mieti, tarvitsetteko tulkkauksen kielen kääntämiseen.
Verkkokokouksissa voi käyttää tekstitystä. Tämä auttaa monia tukea tarvitsevia ihmisiä ja heidän avustajiaan.
4
Tee kutsusta selkeä ja helppo ymmärtää.
​
Jos kokoukseen pitää ilmoittautua ennalta, tee lomakkeesta lyhyt ja selkeä.
5
Kysy osallistujien erityistarpeista.
​
Kysy tarvitseeko osallistuja esimerkiksi avustajan tai lisäaikaa.
Muista, että osallistujilla voi olla monenlaisia tarpeita. Joku voi tarvita esimerkiksi sekä oman avustajan että tulkkauksen.
7
Lähetä kokousta koskeva aineisto etukäteen.
​
Verkkokokoukset tuntuvat usein rennommilta. On silti tärkeää jakaa asialista ja muu aineisto etukäteen.
Asialista, mahdolliset aineistot ja keskustelussa läpi käytävät kysymykset on hyvä lähettää osallistujille kaksi viikkoa ennen kokousta.
6
Lähetä kokouslinkki hyvissä ajoin. Muistuta osallistumis-linkistä vielä kokouspäivänä.
​
Lisää kokouslinkki myös asialistaan ja sähköiseen kalenterikutsuun. Kokouslinkki on verkko-osoite, josta kokoukseen pääsee liittymään.
Älä käytä vaikeita salasanoja. Paras vaihtoehto on linkki, jota painamalla pääsee suoraan kokoukseen.
8
Verkkokokoukset eivät saisi kestää yli 2 tuntia.
​
Pidä vähintään yksi tauko tunnissa. Mielellään 30–45 minuutin välein.
Tauot ovat tärkeitä osallistujille, avustajille ja tulkeille.
9
Keksi keinoja tehdä kokouksesta kiinnostavampi.
​
Esimerkiksi pienet tehtävät ja pareittain tai pienissä ryhmissä käytävä keskustelu voivat auttaa.
Käytä esimerkiksi kokouksessa käytettävässä ohjelmassa olevia pienryhmähuoneita tai verkkotyökaluja, kuten kyselyitä. Pienryhmähuoneella tarkoitetaan mahdollisuutta jakaa verkkokokouksen osallistujat hetkeksi pienempiin ryhmiin.
Selitä toiminnat selkeästi ja varaa niille riittävästi aikaa.
10
Yhteiset pelisäännöt auttavat myös verkkokokouksissa.
​
Esimerkkejä verkkokokouksen säännöistä:
-
Valitse rauhallinen paikka kokoukselle.
-
Puhu hitaasti ja selkeästi mikrofoniin.
-
Pidä mikrofoni mykistettynä eli laita siitä ääni pois aina, kun et puhu.
-
Käytä keskustelukenttää eli chat-toimintoa kysymyksiin, kun muut puhuvat.
-
Sopikaa myös, miten kameraa käytetään.
Verkkoalustoilla on myös käytössä erilaisia reaktiopainikkeita, joita voit opetella käyttämään. Voit esimerkiksi pyytää puhujaa hidastamaan tai kertoa, että tahdot puheenvuoron.
11
Huolehdi, että kaikki pysyvät mukana.
​
Verkkokokouksessa puheenjohtaja jakaa usein ruutunsa. Tämä tarkoittaa, että hän näyttää tietokoneeltaan esimerkiksi esityksen. Kun puheenjohtaja jakaa ruutua, hän näkee tietokoneeltaan oman esityksensä, ei osallistujia.
Siksi kokoukseen kannattaa nimetä henkilö, joka varmistaa, että kaikki pysyvät mukana.
Tämä henkilö seuraa osallistujien viestejä keskustelukentässä, katsoo, nostavatko he käden tai antavatko muita merkkejä. Hän voi myös vastata kysymyksiin ja auttaa tarvittaessa.
​​
