Emails

Les emails constituent une grande partie de la manière dont les organisations communiquent et travaillent.

Nous devons nous assurer qu’ils sont accessibles afin que tout le monde puisse les comprendre.

Nous avons entendu de la part d’auto-représentants que les emails ne sont pas toujours le meilleur moyen de les contacter. Il est donc important de vérifier avec la personne que vous contactez pour savoir ce qu’elle préfère.

Nous avons également entendu que les emails sont souvent trop longs, écrits avec une petite police, et qu’il n’est pas toujours clair ce que les emails demandent. Souvent, les personnes de soutien ou les familles ne sont pas mises en copie (CC), donc la personne ne reçoit pas d’aide pour lire l’email.

Écrivez toujours en langage simple.

Utilisez une grande taille de police et n’utilisez pas d’abréviations ni de jargon, même si vous n’envoyez pas l’email à une personne ayant une déficience intellectuelle.

N’utilisez pas de raccourcis ou d’acronymes.

Les acronymes n’ont souvent pas de sens. Cela inclut les acronymes utilisés par les organisations ou les raccourcis que nous utilisons dans les emails comme COB au lieu de 'Close of Business'.

Expliquez toujours les noms en entier et dites clairement ce que vous voulez dire, par exemple - avant '17h'

Résumez les longues discussions.

Lorsque vous transférez une chaîne d’emails, incluez un résumé de la conversation pour aider les personnes à comprendre le contexte et pourquoi vous les incluez.

Certains fournisseurs de messagerie utilisent maintenant l’Intelligence Artificielle pour faire cela automatiquement.

Sachez que les emails sont souvent affichés dans l’ordre inverse et qu’il est difficile de suivre qui dit quoi.

Utilisez des titres.

Ils aident à diviser les longs emails et à signaler les informations importantes.

Rendez la ligne d’objet claire et pertinente.

Utilisez des listes.

Les listes sont un moyen très utile de diviser beaucoup d’informations en petites parties faciles à gérer, surtout pour les actions ou les tâches à accomplir.

N’utilisez pas trop de mise en forme.

Une police claire sans empattement est préférable. L’italique est difficile à lire pour les personnes dyslexiques et les lecteurs d’écran ne détectent pas la mise en gras.

Si vous souhaitez mettre en évidence les informations principales, utilisez un sous-titre indiquant 'important' ou envisagez de supprimer les informations inutiles.

Utilisez du texte de lien.

Les hyperliens longs peuvent être déroutants et accablants, utilisez donc du texte de lien pour expliquer vers quelle page l’adresse web mène.

Impliquez les personnes de soutien ou les assistants personnels.

Incluez toujours les personnes de soutien en copie (CC) dans la ligne d’adresse.