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Réunions en ligne
Les réunions en ligne sont devenues beaucoup plus courantes.
De plus en plus de personnes présentant une déficience intellectuelle utilisent les technologies et participent à des réunions en ligne. Ces réunions leur permettent également de participer plus facilement sans avoir à se déplacer.
Il est judicieux de suivre les mêmes principes d'écoute, d'inclusion et de respect que pour les réunions en ligne.
Il y a quelques éléments supplémentaires à prendre en compte pour une réunion en ligne :
1
De nombreuses personnes présentant une déficience intellectuelle n'ont pas accès à la technologie ou ont besoin d'un soutien supplémentaire pour y accéder.
L'accès aux données et à Internet peut s'avérer coûteux. Cela constitue un obstacle pour certaines personnes présentant une déficience intellectuelle.
Lors de la planification de votre réunion, pensez aux personnes qui n'ont peut-être pas accès aux données ou à la technologie.
Par exemple:
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Proposez de prendre en charge les frais tels que les coûts de connexion internet (données) ou les frais de déplacement afin que les personnes puissent se rendre dans un bureau équipé d'ordinateurs.
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Vérifiez que toutes les personnes invitées ont accès à la technologie ou peuvent obtenir de l'aide pour y accéder.
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Partagez à l'avance des guides faciles à suivre sur la façon d'utiliser la plateforme de réunion en ligne.
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Proposez une séance préparatoire ou une session d'entraînement pour aider les participants à comprendre comment utiliser les plateformes de réunion en ligne.
2
Réfléchissez à la plateforme de réunion en ligne que vous allez utiliser.
Il est préférable, si possible, d'utiliser une plateforme déjà utilisée par d'autres personnes.
Par exemple, si les gens ont l'habitude d'utiliser Zoom, ils se sentiront à l'aise pendant la réunion.
3
Les réunions en ligne peuvent faciliter l'interprétation linguistique, car les interprètes peuvent se connecter depuis différents endroits.
Les réunions organisées uniquement en anglais empêchent de nombreuses personnes ayant une déficience intellectuelle d'y participer. Il est donc important de prévoir un service d'interprétation afin de permettre à des personnes du monde entier d'y assister.
Les réunions en ligne permettent également d'utiliser le sous-titrage ; de nombreuses personnes ayant une déficience intellectuelle (et leurs accompagnateurs) trouvent utile de pouvoir lire les mots prononcés à l'écran.
4
Veillez à ce que toutes les informations relatives à l'invitation soient claires, concises et faciles à comprendre.
Si votre réunion en ligne comporte un formulaire d'inscription, assurez-vous qu'il soit court et facile à comprendre.
5
Renseignez-vous sur les aménagements nécessaires ou les besoins d'accessibilité.
Par exemple, vérifiez si les personnes ayant une déficience intellectuelle ont besoin d'être accompagnées ou si vous devez prévoir plus de temps.
N'oubliez pas que certaines personnes peuvent avoir des besoins d'accessibilité multiples ; par exemple, une personne sourde ayant une déficience intellectuelle peut avoir besoin d'une interprétation en langue des signes et d'une personne de soutien.
7
Envoyez les documents à l'avance.
Les réunions en ligne peuvent parfois sembler moins formelles que les réunions en présentiel, mais il est tout aussi important de partager l'ordre du jour à l'avance lors des réunions en ligne.
L’ordre du jour, les activités préparatoires (comme les lectures ou les points à aborder à l’avance) et toutes les questions de discussion doivent être envoyés.
2 semaines avant la réunion.
6
Assurez-vous que le lien vers la réunion soit envoyé à l'avance et également renvoyé le jour de la réunion afin qu'il soit facile à retrouver.
Vous devriez également ajouter le lien de la réunion à l'ordre du jour et à une invitation de calendrier électronique.
Évitez d'utiliser des mots de passe complexes pour rejoindre la réunion. Les liens directs sont à privilégier.
8
Les réunions en ligne ne devraient pas durer plus de 2 heures.
Des pauses écran devraient être prévues toutes les 30 à 45 minutes. Ces pauses sont importantes non seulement pour les participants, mais aussi pour leurs accompagnateurs et les interprètes en langue des signes ou en langue des signes.
9
Tout comme les réunions en présentiel, les activités et les discussions en petits groupes peuvent rendre les réunions en ligne plus intéressantes.
Pensez à utiliser des salles de réunion virtuelles ou des activités en ligne comme des sondages.
Veillez à bien expliquer les activités et à prévoir du temps supplémentaire.
10
Tout comme les réunions en personne, l'établissement de règles de base peut aider les gens à participer.
Par exemple, voici quelques règles de base à suivre en ligne :
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Trouvez un endroit calme pour tenir votre réunion en ligne.
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Parlez lentement et distinctement dans votre microphone.
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Coupez votre micro pendant que d'autres personnes parlent.
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Utilisez le chat en ligne pour poser des questions pendant que d'autres personnes parlent.
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Utilisez des boutons ou des icônes pour partager des messages relatifs à l'accessibilité. Par exemple, Zoom possède un bouton de réactions que nous pouvons utiliser pour demander aux intervenants de ralentir leur débit de parole.
11
Prévoyez une aide supplémentaire pour garantir l'implication de tous.
Lors d'une réunion en ligne, si l'orateur partage son écran, il ne pourra pas voir tous les participants. S'il y a beaucoup de monde, il sera difficile de vérifier que tout le monde est présent.
Désignez une personne chargée de veiller à la participation de tous : elle doit vérifier les réactions sur Zoom (par exemple, demander à ralentir) et les mains levées, et peut répondre aux questions ou aider les participants dans la fenêtre de discussion.
