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Avant une réunion
1
Vérifiez l'heure, la date et le lieu c'est bénéfique pour les personnes ayant une déficience intellectuelle qui y participent.
Pensez par exemple à planifier les horaires afin que les gens n'aient pas à prendre les transports en commun aux heures de pointe.
Pour les réunions en présentiel, n'oubliez pas de prendre également en compte l'accessibilité physique de l'espace :
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Le bâtiment où se déroule la réunion est-il facile de s'y repérer ?
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Y a-t-il une réception ou quelqu'un de disponible pour aider les clients à trouver leur chambre à leur arrivée ?
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Les personnes en fauteuil roulant peuvent-elles entrer et se déplacer à l'intérieur ?
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L'emplacement est-il proche des arrêts de transport en commun ?
2
Prendre en charge les frais de participation des personnes, comme les frais de connexion aux réunions en ligne (frais de données) ou les frais de transport pour les réunions en présentiel.
3
Vérifiez l'invitation à la réunion.
Assurez-vous qu'elle comprenne :
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pourquoi cette réunion a lieu
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Qui dirige la réunion ?
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Quel est l'objet de la réunion ?
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comment s'y rendre ou comment se connecter en ligne
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heure et date
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quels frais seront pris en charge
4
Communiquez efficacement. Soyez clair, concis et accessible.
Pensez à d'autres moyens de diffuser l'invitation à la réunion, par exemple par téléphone ainsi que par courriel.
5
Vérifiez si les personnes ayant une déficience intellectuelle qui participent auront besoin d'une personne de soutien.
Les personnes accompagnatrices devraient recevoir les mêmes informations que les participants.
6
Planifiez votre programme.
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Limitez au maximum la durée de votre ordre du jour.
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Prévoyez suffisamment de temps pour chaque point de l'ordre du jour.
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Intégrez des brise-glace pour aider les gens à se sentir à l'aise.
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Prévoyez des pauses et du temps pour échanger avec les autres participants.
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Prévoyez des activités et des travaux de groupe pour permettre à chacun de poser des questions et de partager ses idées de différentes manières. Les activités autour des histoires, de l'art ou des jeux de rôle peuvent être utiles pour garantir que chacun puisse contribuer à sa façon.
7
Veuillez envoyer l'ordre du jour avant la réunion.
Si l'ordre du jour contient beaucoup d'informations qui doivent être lues à l'avance ou comprend des sections de discussion, il devrait être envoyé au moins 2 semaines avant la réunion.
L'ordre du jour doit inclure les tâches préparatoires (comme des lectures ou des sujets de réflexion) et lister toutes les questions qui seront posées au groupe. Cela permet aux personnes ayant une déficience intellectuelle de réfléchir à leurs réponses et de les préparer à l'avance.
8
Offrir un soutien supplémentaire.
Une réunion préparatoire peut aider les participants à prendre connaissance de l'ordre du jour et à comprendre l'objet de la réunion.
Désignez une personne de contact disponible pour répondre aux questions des participants avant la réunion.
9
Informez le président de la réunion.Assurez-vous qu'ils comprennent les exigences en matière d'accessibilité et d'aménagements raisonnables.
Le président de séance est responsable de veiller à ce que la réunion soit inclusive et que chacun y participe ; il aura besoin de conseils sur la manière de procéder.
10
Aucun changement de dernière minute.
Prévenez les personnes concernées le plus tôt possible si la réunion est reportée ou annulée.
Ne modifiez pas les questions de discussion ni les sujets inscrits à l'ordre du jour si les participants s'y sont déjà préparés.
11
Envoyez un rappel la veille de la réunion.
Veuillez renvoyer l'ordre du jour et toutes les informations complémentaires.
