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Conférences
Il est judicieux de suivre les mêmes principes d'écoute, d'inclusion et de respect lors de la planification d'une conférence.
Cependant, il y a quelques éléments supplémentaires à prendre en compte lors de la planification de réunions plus importantes.
1
Veillez à ce que votre comité de planification soit inclusif.
La meilleure façon de garantir l'accessibilité de votre réunion ou conférence est d'inclure une personne ayant une déficience intellectuelle dans votre comité d'organisation.
Lors de la planification de conférences et de réunions importantes, les organisations devraient interroger les personnes ayant une déficience intellectuelle sur les obstacles auxquels elles sont confrontées et prendre en compte leurs recommandations.
2
Participer à des conférences peut s'avérer coûteux. Cela constitue un obstacle pour les personnes ayant une déficience intellectuelle.
Prévoyez de prendre en charge les frais tels que les frais d'inscription, les données pour les réunions en ligne ou les frais de déplacement et d'hôtel pour les réunions en présentiel pour les participants qui en ont besoin.
Les personnes chargées du soutien devraient également toujours pouvoir participer gratuitement aux conférences.
3
Vérifiez que l'invitation à la conférence est accessible.
Veillez à ce qu'il soit court et facile à comprendre. Il doit inclure :
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l'objectif de l'événement et les principaux sujets qui seront abordés.
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les informations d'inscription
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tous les frais que les participants devront payer eux-mêmes
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si des rafraîchissements ou des repas sont inclus
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lieu et emplacement
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Des informations sur l'accessibilité, par exemple, le bâtiment dispose-t-il d'une rampe d'accès ou d'une signalétique claire à suivre ?
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Informations sur les voyages et l'hébergement
4
Communiquez bien.
Veillez à ce que toute communication relative à l'événement soit claire, concise et accessible.
Réfléchissez à d'autres façons de diffuser l'invitation à la réunion, par exemple par le biais d'autres organisations.
5
Simplifiez l'inscription
Prévoir des alternatives à l'inscription en ligne pour les personnes n'ayant pas accès à la technologie.
Par exemple, l'enregistrement des appels téléphoniques.
Proposer des alternatives au paiement en ligne, par exemple le paiement en espèces à l'arrivée.
6
Élaborez un programme inclusif.
Prévoyez du temps pour chaque point de l'ordre du jour ou chaque séance. Intégrez des pauses et des moments d'échange avec les autres participants.
Assurez-vous qu'il y ait :
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séances courtes, ne dépassant pas 2 heures
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pauses régulières
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Si les séances ont lieu dans des salles différentes, prévoyez suffisamment de temps pour vous déplacer entre les séances.
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discussions en petits groupes et autres activités intéressantes
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des occasions pour les gens de faire connaissance
7
Lors de grandes conférences, les personnes ayant une déficience intellectuelle peuvent être victimes de discrimination de la part des autres participants ou du personnel du lieu de l'événement.
Assurez-vous que tous les autres participants comprennent que votre conférence est inclusive et ouverte aux personnes ayant une déficience intellectuelle.
Vous pouvez organiser un événement accessible, mais si les autres participants excluent les personnes ayant une déficience intellectuelle pendant la conférence, celle-ci n'est pas inclusive.
En donnant l'exemple en matière d'inclusion et d'accessibilité, on aide les autres participants à la conférence à comprendre qu'ils doivent respecter la participation des personnes ayant une déficience intellectuelle.
8
Partagez les informations à l'avance pour aider les gens à planifier leur temps et à comprendre ce qui va se passer.
Fournissez les informations dans un format accessible, au moins deux semaines à l'avance. Celles-ci doivent inclure :
un ordre du jour,
informations sur les transports en commun pour se rendre au lieu de la conférence
Informations sur l'intervenant,
une carte facile à comprendre du lieu
Voici quelques questions directrices auxquelles les participants devraient réfléchir avant les différentes séances.
9
Impliquez des personnes de soutien ou des assistants personnels.
Lors de l'inscription, veuillez vérifier si certains participants ont besoin d'une personne de soutien.
Les personnes accompagnatrices doivent recevoir les mêmes informations que les participants.
Les personnes accompagnatrices ne devraient pas avoir à payer pour assister à une conférence.
10
Pensez aux besoins d'accessibilité et technologiques si votre conférence se déroule en ligne.
Jetez un coup d'œil à notre section réunions en ligne pour plus d'informations.
11
Organisez une réunion préparatoire avant la conférence afin d'aider les participants à prendre connaissance de l'ordre du jour et à comprendre l'objet de la réunion.
Désignez une personne de contact disponible pour répondre aux questions des participants avant la réunion.
12
Pensez au transport jusqu'au lieu de la conférence, y compris aux transports en commun.
Partagez des cartes faciles à suivre, installez des panneaux temporaires indiquant le lieu de l'événement ou partagez des vidéos montrant les itinéraires.
13
Vérifiez l'accessibilité physique de votre lieu de réception.
Les personnes ayant une déficience intellectuelle peuvent également avoir des exigences en matière d'accessibilité physique.
14
Former le personnel du lieu de conférence afin qu'il respecte les personnes ayant une déficience intellectuelle.
Les formations de sensibilisation animées par des personnes ayant une déficience intellectuelle sont les plus efficaces, et elles doivent toujours être fondées sur la Convention relative aux droits des personnes handicapées (CDPH).
Les organisations de personnes handicapées (OPD) représentant les personnes ayant une déficience intellectuelle et leurs familles peuvent apporter leur aide en matière de formation.
15
Incluez des conférenciers ou des animateurs ayant une déficience intellectuelle afin de donner l'exemple en matière d'inclusion lors de l'événement.
Assurez-vous qu'ils bénéficient d'un bon soutien et de suffisamment de temps pour se préparer – demandez aux intervenants au moins un mois à l'avance.
16
Guider les conférenciers et les animateurs sur l'inclusion.
Souvent, lors des conférences, les intervenants n'utilisent pas un langage accessible et l'information peut être présentée de manière compliquée.
Vous pouvez proposer une formation aux intervenants ou leur fournir un guide. Il est important de le faire bien à l'avance ; si vous attendez la dernière minute, leurs présentations risquent d'être incomplètes.
Le briefing ou la formation devrait veiller à ce que les présentateurs soient :
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utiliser un langage clair et courant, en évitant le jargon et les acronymes
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Parler lentement et respecter le temps imparti, notamment en ne dépassant pas les pauses.
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rendre les informations, comme les diapositives PowerPoint, claires et faciles à comprendre
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Expliquer des informations complexes à l'aide d'histoires et d'exemples
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Il est notamment conseillé de proposer des discussions ou des activités en petits groupes afin de permettre à chacun de poser des questions et de partager ses idées. Les activités impliquant des histoires, des activités artistiques ou des jeux de rôle peuvent s'avérer utiles.
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nous renseigneons auprès du public pour nous assurer qu'il comprend.
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prévoir du temps pour les questions et pour permettre aux personnes de soutien d'expliquer les idées ou de discuter des informations difficiles.
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Veillez à ce qu'il y ait toujours un endroit où trouver de l'aide ou une personne clairement identifiée à qui s'adresser pendant votre conférence.
18
À la fin de votre conférence, assurez-vous de prévoir un moyen de donner un retour d'information.
Par exemple, au moyen d'un questionnaire de rétroaction accessible ou d'une séance de rétroaction.
